План переезда офиса руководителя

Запланировать переезд офиса нужно заранее, желательно за 1-1,5 месяца. В случае необходимости его можно организовать срочно, за 1-2 недели – если до перевозок осталось меньше времени, слишком велик риск не успеть все подготовить правильно. Конечно, к моменту переезда все вопросы с подключением интернета, оформлением договора аренды или купли-продажи и других документов должны быть решены.

Запланировать переезд офиса нужно заранее, желательно за 1-1,5 месяца. В случае необходимости его можно организовать срочно, за 1-2 недели – если до перевозок осталось меньше времени, слишком велик риск не успеть все подготовить правильно. Конечно, к моменту переезда все вопросы с подключением интернета, оформлением договора аренды или купли-продажи и других документов должны быть решены.

Подготовительный этап

Организация переезда офиса начинается с изучения нового места работы. Важно:

• Заранее сообщить всем сотрудникам, где находится новый офис. Если есть возможность, организовать для них небольшую экскурсию. Это нужно сделать, чтобы люди разобрались, как проехать к новому месту работы, морально подготовились к переезду.
• Проинформировать партнеров и клиентов о смене офиса, опубликовать соответствующие объявления. Если из-за переезда придется менять прошлые договоренности – обсудить это заблаговременно.
• Составить план расположения рабочих мест, учитывая габариты мебели и оборудования, а также, не забывая о комфорте сотрудников.

Кроме того, на этом этапе нужно составить подробный план переезда офиса, выбрать мувинговую компанию и дату перевозки вещей, заказать транспортировку и упаковочные материалы. Следует уточнить у сотрудников, желают ли они упаковать личные вещи самостоятельно. Если да, нужно приобрести и доставить часть материалов заранее.

Особый вопрос – маркировка коробок. Желательно ввести общую систему, чтобы после переезда можно было быстро найти нужные предметы, включая факсы, кулеры, документы. Пример маркировки для личных вещей: фамилия, имя и отчество сотрудника, которому они принадлежат, этаж, кабинет и рабочее место работника в новом офисе.

Также нужно позаботиться о том, чтобы в новых помещениях было подключено освещение, работали коммуникации, были проведены все нужные кабели и удобно расположены розетки. Если новый офис нуждается в ремонте, его нужно организовать до переезда.

Составление графика

План переезда офисовдолжен быть не только глобальным, рассчитанным на несколько недель, но и почасовым, оформленным в виде подробного графика. В таком графике нужно обозначить все детали, указав сроки выполнения каждого этапа, время прибытия грузчиков и транспорта. В списке работ, которые нужно внести с план, могут быть: упаковка вещей, разборка мебели, подготовка офисной техники, погрузка, перевозка, выгрузка, распаковка, расстановка, уборка мусора и пр. При составлении графика стоит учитывать возможность возникновения форс-мажорных ситуаций. Хорошо, если в план будет заложено дополнительное время.

Один из важнейших вопросов, которые нужно решить на этом этапе – выбор времени перевозки. Нужно спланировать офисный переезд так, чтобы грузовой транспорт не застрял в пробке. В некоторых случаях лучший вариант – перевозить вещи вечером или ночью, однако нужно учитывать, что стоимость такой услуги может быть выше цены дневных перевозок. Оптимальное время доставки вещей по заданному маршруту можно уточнить у сотрудников мувинговой компании.

Координирование действий

Хорошее решение – назначить человека или команду людей, которые будут следить за выполнением работ по графику и решать возникающие проблемы. Именно координатор говорит, что делать, если в здании ломается лифт, следит, чтобы на парковке были свободные места для грузовых автомобилей, наблюдает за работой грузчиков. Кроме того, он организует инвентаризацию и следит, чтобы все вещи были доставлены в целости.

В день переезда координаторы руководят действиями сотрудников, собирающих личные вещи, грузчиков и водителей. Все участники переезда должны знать, к кому обращаться в спорных ситуациях.

Перевозку, распаковку вещей и обустройство помещений лучше проводить строго в порядке заранее установленной очереди. Например, можно сначала распаковать и установить оборудование для серверной, затем перейти к отделу бухгалтерии и пр. Сотрудников нужно предупредить об этом заранее. В этом случае не возникнет проблемных ситуаций, когда персонал отдела приходит в офис для распаковки своих грузов и выясняется, что их еще не доставили или что в помещениях работают другие люди.

Организация офисного переезда будет более эффективной, если ответственно подойти к вопросу формирования очереди. В большинстве случаев сначала перевозят и обустраивают серверную, затем архив и пр. Чем больше времени требует обустройство отделов, тем раньше нужно проводить их переезд.

Заключительный этап

Офис нужно полностью подготовить к работе: подключить интернет, технику, телефон, позаботиться о том, чтобы у каждого сотрудника был доступ ко всему, что требуется для работы. Если заранее позаботиться о том, как организовать переезд офиса, и подготовить помещения, проблем с этим этапом не возникнет.

Когда все вещи перевезли, пересчитали, убедились, что все в порядке, обустроили помещения, тогда наступает время уборки. Спешить с этим не стоит – иногда распаковка и расстановка техники и мебели, не говоря уже о документах, длится несколько дней. Если рассчитать сроки неправильно, начнутся накладки: уборщики станут торопить сотрудников, в суматохе часть вещей может потеряться и при этом позднее все равно уборку помещений придется делать повторно. Желательно также позаботиться о месте для временного хранения использованных упаковочных материалов, а также об их вывозе после окончания распаковки.

Уборка – последний этап. Когда она закончится, сотрудники компании смогут спокойно вернуться к своим рабочим обязанностям. Хорошо спланированный переезд офиса до 50 рабочих мест обычно проходит в течение 1-2 суток, более 50 мест – от 2 дней.